Enterprise Content Management (ECM) zählt für viele mittelständische Unternehmen inzwischen zu den Kernbausteinen einer effizienten Informationsverwaltung. Denn moderne ECM-Lösungen leisten weit mehr, als Dokumente zentral abzulegen. Sie unterstützen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, beschleunigen Freigabeprozesse, erleichtern die Zusammenarbeit über Teams und Standorte hinweg und verringern den manuellen Aufwand in der täglichen Arbeit.
Gleichzeitig wächst die Menge digitaler Daten kontinuierlich. Ohne klar strukturierte Prozesse entstehen schnell Unübersichtlichkeit und Zeitverluste. Umso entscheidender ist ein System, das zu den Anforderungen und Arbeitsabläufen des Unternehmens passt.
Im Zentrum eines ECM sollten daher drei Aspekte zuverlässig erfüllt sein: eine revisionssichere Archivierung, eine schnelle und präzise Recherche von Informationen sowie flexibel anpassbare Workflows. Ergänzend gewinnen Funktionen wie Prozessautomatisierung, KI-basierte Suche sowie nahtlose Integrationen in bestehende Systeme – etwa ERP-, CRM- oder Kollaborationslösungen – immer mehr an Bedeutung.
Die folgende Übersicht zeigt, welche ECM-Systeme sich in der Praxis bewährt haben und welche besonderen Stärken die jeweiligen Anbieter für mittelständische Unternehmen mitbringen.
Die Top-ECM-Systeme auf einen Blick
| Platz | System | Spezialisierung |
| 1 | Amagno | Cloudbasiertes DMS & ECM für den Mittelstand, GoBD-konform, Automatisierung & Amagno.AI |
| 2 | OpenText Content Management | Enterprise-ECM für große Organisationen, umfassende Governance- und Integrationsfunktionen |
| 3 | Box | Cloud-ECM mit Fokus auf Zusammenarbeit, Sicherheit & Integration in Business-Apps |
| 4 | Microsoft SharePoint | Plattform für ECM & Kollaboration, tief in Microsoft 365 integriert |
| 5 | ELO Digital Office | Deutsche ECM-Lösung mit modularer Struktur, Workflows & starker Mittelstandsorientierung |
Die besten ECM-Systeme im Detail
Amagno
Amagno positioniert sich als moderner Digital Workplace, in dem Dokumente und Unternehmensinhalte zentral organisiert, bearbeitet und dauerhaft archiviert werden. Die Lösung bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, eine automatische Erkennung relevanter Daten, eine revisionssichere Ablage sowie digitale Workflows, die Medienbrüche im Arbeitsprozess reduzieren.
Mit Amagno.AI kommt ein Conversational-Ansatz hinzu, über den sich Inhalte per natürlicher Sprache durchsuchen, Abfragen stellen oder Vorgänge direkt auslösen lassen. Gerade mittelständische Unternehmen profitieren von der schnellen Implementierung, dem hohen Automatisierungsgrad und der Möglichkeit, die Plattform flexibel an bestehende Systeme und Abläufe anzupassen.
Wichtige Funktionen von Amagno
- Automatische Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten
- KI-gestützte Suche mit Amagno.AI, inklusive natürlicher Sprachabfragen
- Revisionssichere Archivierung und Compliance-Funktionen
- Nahtlose Integration in Microsoft 365, DATEV, ERP- und CRM-Systeme
- Plattformunabhängiger Zugriff über Webbrowser und Windows-Client
Kosten & Lizenzmodelle von Amagno
Amagno bietet ein transparentes Cloud-Abonnement, das sich nach Nutzerzahl und Funktionsumfang richtet. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich, bewegen sich im mittleren Marktsegment und beinhalten bereits Updates sowie Support. Für Unternehmen mit speziellen Anforderungen an Datenschutz, Compliance oder die vollständige Kontrolle über ihre IT-Infrastruktur ist neben der Cloud-Version auch eine On-Premise-Installation möglich.
Für wen ist Amagno geeignet
Besonders interessant für mittelständische Unternehmen, die Wert auf schnelle Einführung, einfache Bedienung und moderne KI-Funktionen legen, ohne in komplexe Enterprise-Strukturen investieren zu müssen.
OpenText Content Management
OpenText zählt zu den umfassendsten ECM-Plattformen weltweit und richtet sich vor allem an größere Unternehmen sowie komplexe Organisationsstrukturen. Die Lösung unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Informationen und bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, etwa in ERP- und CRM-Systeme.
Wichtige Funktionen von OpenText
- Leistungsstarke Governance- und Compliance-Tools
- Skalierbare Architektur für global verteilte Teams
- Erweiterte Automatisierung und intelligente Inhaltsverarbeitung
- Integration in SAP, Microsoft 365, Salesforce u. a.
- Flexible Bereitstellungsmodelle: Cloud, On-Premises oder Hybrid
Kosten & Lizenzmodelle von OpenText
Die Lizenzierung erfolgt individuell und richtet sich nach Funktionsumfang, Nutzerzahl und gewünschtem Deployment-Modell. Die Einstiegskosten sind höher als bei mittelständischen Lösungen, was sich vor allem für Konzerne lohnt.
Für wen ist OpenText geeignet
Ideal für Unternehmen mit komplexen Compliance-Vorgaben, großen Datenmengen und hohem Integrationsbedarf in bestehende Business-Umgebungen.
Box
Box ist ein durchgängig cloudbasiertes ECM-System, das den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit, Datensicherheit und eine leicht verständliche Bedienung legt. Besonders für Unternehmen mit verteilten Standorten oder international arbeitenden Teams eignet sich die Lösung sehr gut.
Wichtige Funktionen von Box
- Sicherer, verschlüsselter Cloud-Speicher mit Versionierung
- Granulare Zugriffskontrollen und Berechtigungsverwaltung
- Integration in Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce und Slack
- Unterstützung von eSignaturen und Automatisierungen
- Globale Verfügbarkeit mit hoher Performance
Kosten & Lizenzmodelle von Box
Box bietet verschiedene Abomodelle pro Nutzer und Monat, abgestuft nach Speicherplatz, Funktionen und Sicherheitslevel. Die Preise beginnen im unteren zweistelligen Bereich pro Monat.
Für wen ist Box geeignet
Ideal für Unternehmen mit stark verteilten Standorten, die eine schlanke, cloudbasierte Lösung für Zusammenarbeit und Dokumentensicherheit suchen
Microsoft SharePoint
SharePoint verbindet klassische ECM-Funktionen mit Möglichkeiten zur teamübergreifenden Zusammenarbeit sowie zum Aufbau von Intranet- und Kommunikationsbereichen. Durch die enge Verzahnung mit Microsoft 365 – etwa mit Teams, Outlook oder OneDrive – lässt sich die Plattform nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren. So können Dokumente zentral verwaltet, gemeinsam bearbeitet und strukturiert bereitgestellt werden, ohne dass zusätzliche Systeme notwendig sind.
Wichtige Funktionen von Microsoft SharePoint
- Dokumentenverwaltung mit Versionierung und Metadaten
- Integration in Teams, Outlook, Word und weitere Microsoft-Apps
- Automatisierte Workflows über Power Automate
- Benutzerdefinierte Berechtigungsstrukturen
- Web- und mobilfreundliche Nutzung
Kosten & Lizenzmodelle von Sharepoint
SharePoint Online ist Bestandteil vieler Microsoft-365-Abos. Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, entstehen oft keine zusätzlichen Lizenzkosten, außer für erweiterte Funktionen oder mehr Speicherplatz.
Für wen ist Microsoft Sharepoint geeignet
Besonders passend für Organisationen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten und Dokumentenmanagement eng mit Teamarbeit verbinden möchten.
ELO Digital Office
ELO ist eine etablierte ECM-Lösung aus Deutschland, die auf einem modularen Systemaufbau basiert. Dadurch lässt sich die Software flexibel an individuelle Anforderungen und Unternehmensgrößen anpassen. Neben der revisionssicheren Archivierung bietet ELO umfangreiche Funktionen für Workflow-Management, Dokumentenlenkung und Zusammenarbeit. Unternehmen können dabei je nach Bedarf zusätzliche Module ergänzen und so Schritt für Schritt ihren digitalen Arbeitsplatz ausbauen.
Wichtige Funktionen
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Rollenbasierte Zugriffssteuerung
- Integration in SAP, Microsoft 365, DATEV und weitere Systeme
- Erweiterbare Module für Personal-, Vertrags- oder Rechnungsmanagement
- On-Premises, Cloud oder Hybrid einsetzbar
Kosten & Lizenzmodelle von ELO
ELO wird in verschiedenen Editionen angeboten – von der Einstiegsversion für kleine Unternehmen bis zur Enterprise-Variante. Die Preise richten sich nach Nutzerzahl und Modulwahl.
Für wen ist ELO geeignet
Besonders für mittelständische Unternehmen interessant, die eine deutsche Lösung mit stabilen Standardfunktionen und flexibler Erweiterbarkeit suchen.
Welches ECM ist das beste?
Welche ECM-Lösung am besten geeignet ist, lässt sich nicht allgemein festlegen. Die optimale Wahl hängt von den konkreten Anforderungen, den vorhandenen Systemen und den strategischen Zielen des Unternehmens ab. Vor einer Entscheidung sollte daher klar sein, worauf der Schwerpunkt liegt: Soll vor allem automatisiert werden? Stehen Compliance und Dokumentensicherheit im Vordergrund? Oder geht es um eine besonders reibungslose Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg?
Für Unternehmen, die Wert auf eine moderne, schnell einsatzbereite Lösung mit hohem Automatisierungsgrad und einer leicht verständlichen Oberfläche legen, kann Amagno sehr gut passen. Die Plattform kombiniert benutzerfreundliche Bedienung, GoBD-konforme Archivierung, flexible Workflows und eine KI-gestützte Suche. Zudem lässt sich zwischen Cloud-Betrieb und On-Premise wählen – ein Pluspunkt für Unternehmen mit strengen Datenschutz- oder Compliance-Vorgaben.
Ist ein Unternehmen hingegen bereits stark in die Microsoft-Umgebung eingebunden und möchte Dokumentenmanagement eng mit Kollaboration verbinden, bietet sich SharePoint an. Durch die Integration in Microsoft 365, Teams, Outlook und weitere Anwendungen entsteht eine einheitliche Arbeitsumgebung, in der Dokumente nahtlos gemeinsam erstellt, organisiert und genutzt werden können – besonders sinnvoll für Organisationen, die ihre bestehenden Microsoft-Lizenzen optimal einsetzen möchten.´