Papierloses Arbeiten ist das Ziel in vielen Unternehmensverwaltungen. Durch den Verzicht auf große Mengen Papier können eine Kosteneinsparung, höhere Effizienz und eine verbesserte Datensicherheit erreicht werden. Wir zeigen, dass der Umstieg zum digitalen Büro gar nicht so schwierig ist und welche Schritte sofort umgesetzt werden können.

Das papierlose Büro wird zum Trend

Wenn ein Unternehmen papierlos arbeitet, dann hat das nur Vorteile und stellt die Weichen für die Zukunft. Das zeigt sich auch an den Umfragewerten einer Statista-Studie zu diesem Thema. Rund drei Viertel der befragten Unternehmen sagten aus, dass sie dem papierlosen Büro eine sehr hohe Bedeutung zusprechen. Viele Unternehmen berichteten zudem von deutlichen Effizienz- und Kostenvorteilen, seit sie vermehrt auf Papier im Arbeitsumfeld verzichten.

Zudem: Rund ein Viertel aller Erwerbstätigen arbeitet laut Statistischem Bundesamt zumindest gelegentlich im Homeoffice. Das Digitalisieren aller relevanten Unterlagen führt dazu, dass die Beschäftigten komplett standortunabhängig arbeiten können.

Eine enorme Erleichterung in der Verwaltung, das Hin- und Herschicken von Akten ist damit hinfällig.

So gelingt der Wechsel zum papierlosen Büro

Wenn Sie als Unternehmen komplett auf digitale Prozesse umstellen möchten, dann ist das mit einem gewissen Arbeitsaufwand verbunden. Schließlich dürfen hierbei keine wichtigen Unterlagen verloren gehen oder Datenschutzauflagen verletzt werden. Die Software muss eingeführt werden, zudem müssen die Mitarbeitenden auch wissen, wie sie mit dieser arbeiten. Andernfalls kommt es schnell zu Fehlern, Unstimmigkeiten und Unzufriedenheit im Betrieb.

Die wichtigsten Anschaffungen im papierlosen Büro sind in einem ersten Schritt moderne, hochauflösende Scanner, welche die Eingangspost in digitale Dokumente umwandeln. Im Anschluss werden diese in ein Dokumenten-Management-System (DMS) hochgeladen. Eine solche Software dient dazu, Dokumente an einem zentralen Ort cloudbasiert zu speichern, zu kategorisieren und rechtssicher zu archivieren.

Die Archivierung nach den GoBD und der DSGVO ist besonders wichtig, denn einige Unterlagen müssen weiterhin zehn Jahre gelagert werden, für Buchungsbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen gilt seit 2025 dagegen eine Frist von acht Jahren (§ 147 AO):

• Ein- und Ausgangsrechnungen
• Unterlagen mit steuerlichem Bezug
• Bilanzen und Handelsbücher
• Korrespondenzen per Brief
• Verträge und Mitarbeiterunterlagen

Wichtig: Achten Sie bei der Auswahl des DMS darauf, dass die Software die GoBD und alle gängigen Datenschutzvorgaben einhält. Andernfalls ist sie in einem geschäftlichen Umfeld leider nicht einsetzbar und es kann zu empfindlichen Strafen kommen, wenn Daten an die Öffentlichkeit gelangen.

Kommunikation vor der Digitalisierung: Das Team mitreißen

Bei bzw. schon vor der Umstellung ist es wichtig, Mitarbeitende entsprechend zu schulen und über die Änderungen zu informieren. Es ist wichtig, zu erkennen, wo die aktuellen

Pain-Points liegen und diese mit der Digitalisierung zu beseitigen. So erkennen die Angestellten, dass die Digitalisierung keine zusätzliche Hürde, sondern eine Erleichterung darstellt.

Beim Umstieg helfen folgende Punkte in der Kommunikation:

• Geben Sie den Angestellten ausreichend Zeit für den Wechsel.
• Stellen Sie die neuen Systeme und Tools in einer Präsentation vor.
• Führen Sie praktische Schulungen an der Software durch.
• Legen Sie eine Testphase vor dem kompletten Umstieg ein.
• Bieten Sie laufende Unterstützung und Ressourcen an.

Wichtig: Das Feedback von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollte immer in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden, denn sie kommen später mit der Dokumentenverwaltung jeden Tag in Berührung. Eventuell ist es auch sinnvoll, erst einen Teilbereich zu digitalisieren, um zu sehen, wie die Mitarbeitenden damit zurechtkommen.