Seit dem 1. Januar 2025 ist die Nutzung von E-Rechnungen in vielen Bereichen verpflichtend, was Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt. Sie bieten Effizienz und Nachhaltigkeit, und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Wer jetzt aktiv wird, vermeidet unnötigen Stress und legt den Grundstein für ein zukunftssicheres Rechnungswesen.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen gemäß EU-Standard EN16931 empfangen. Diese Regelung markiert einen wichtigen Schritt in Richtung vollständiger Digitalisierung im Rechnungswesen.
- Ab 2028 wird die Verpflichtung auf den gesamten B2B-Bereich ausgeweitet und lässt nur sehr wenige Ausnahmen zu. Dies bedeutet das endgültige Aus für Papierrechnungen sowie einfache Formate wie PDF oder TIFF.
- Die Nichteinhaltung der Vorgaben kann erhebliche Konsequenzen haben, darunter die Aberkennung des Vorsteuerabzugs und mögliche rechtliche Probleme.
Warum E-Rechnungen jetzt unverzichtbar sind
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist längst mehr als eine optionale Modernisierung – sie ist ein Muss. Die neuen Vorgaben, die seit dem 1. Januar 2025 gelten, machen deutlich, wie wichtig es für Unternehmen ist, rechtzeitig ihre Prozesse anzupassen. Aber warum hat sich die EU entschieden, E-Rechnungen verbindlich zu machen?
Einer der Hauptgründe liegt in der Effizienz. Mit dem EU-Standard EN16931 wird ein einheitliches Format geschaffen, das den Austausch zwischen Unternehmen erleichtert. Elektronische Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht manuelle Eingaben überflüssig.
Wer sich frühzeitig mit der Umstellung auf E-Rechnungen befasst, kann von zahlreichen Vorteilen profitieren. Lexware erklärt, welche gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen gelten und wie Unternehmen die Umstellung effizient und rechtskonform umsetzen können. Praxisnahe Lösungen und die passende Software helfen dabei, digitale Rechnungsprozesse zu optimieren und nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren.
Ein weiterer Aspekt ist die Rechtssicherheit. E-Rechnungen minimieren das Risiko von Steuerfehlern, da sie die gesetzlichen Anforderungen an Vollständigkeit und Lesbarkeit erfüllen. Fehlerhafte Rechnungen oder unvollständige Angaben können den Vorsteuerabzug gefährden – ein Problem, das mit der Einführung standardisierter Rechnungsformate praktisch ausgeschlossen wird.
Und schließlich spielt Nachhaltigkeit eine zentrale Rolle. Die Abschaffung von Papierrechnungen und unstrukturierten Formaten wie PDFs oder TIFF trägt dazu bei, Ressourcen zu sparen und CO₂-Emissionen zu reduzieren. Unternehmen, die auf E-Rechnungen setzen, leisten somit einen Beitrag zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und zum Umweltschutz.
Die Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Die Einführung der E-Rechnungen nach EU-Standard EN16931 ist ein technischer Wandel und bringt ernsthafte Konsequenzen bei Missachtung der Vorgaben mit sich. Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen nicht empfangen oder erstellen können, riskieren erhebliche Nachteile.
Ein zentrales Problem ist der Verlust des Vorsteuerabzugs. Wenn Rechnungen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, erkennt das Finanzamt diese möglicherweise nicht an. Das führt zu finanziellen Verlusten und kann zusätzliche Prüfungen und Sanktionen nach sich ziehen.
Darüber hinaus erschwert die Nutzung veralteter Rechnungsformate wie PDF, TIFF oder Papier den Austausch mit Geschäftspartner:innen erheblich. Ab 2028, wenn die Vorgaben für den gesamten B2B-Bereich gelten, werden solche Formate kaum noch akzeptiert. Das bedeutet, dass Unternehmen, die ihre Prozesse nicht rechtzeitig anpassen, Gefahr laufen, aus Geschäftsbeziehungen ausgeschlossen zu werden.
Auch die Effizienz leidet: Manuelle Rechnungsverarbeitung ist fehleranfällig, zeitaufwändig und im Vergleich zu automatisierten Prozessen schlichtweg nicht mehr wettbewerbsfähig. Unternehmen, die den Umstieg verzögern, geraten ins Hintertreffen – sowohl finanziell als auch operativ.
So gelingt die Umstellung auf E-Rechnungen
Die Einführung von E-Rechnungen mag auf den ersten Blick komplex wirken, doch mit der richtigen Strategie können Unternehmen den Übergang reibungslos gestalten. Hier sind einige praktische Schritte, um die Umstellung erfolgreich umzusetzen:
- Analyse der bestehenden Prozesse
Beginne damit, dein aktuelles Rechnungswesen zu analysieren. Welche Formate werden derzeit genutzt? Welche Systeme sind im Einsatz? Diese Bestandsaufnahme hilft, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Anpassungen vorzunehmen. - Auswahl einer geeigneten Softwarelösung
Investiere in gute Business-Software, um genauer zu sein in ein Buchhaltungs- oder ERP-System, das den EU-Standard EN16931 unterstützt und eine reibungslose Erstellung sowie den Empfang von E-Rechnungen ermöglicht. Viele Anbieter bieten integrierte Lösungen, die nahtlos in bestehende Workflows eingebunden werden können. - Schulungen für Mitarbeitende
Sorge dafür, dass dein Team mit den neuen Prozessen vertraut ist. Biete Schulungen an, um den Umgang mit der neuen Software und den gesetzlichen Anforderungen zu vermitteln. Gut informierte Mitarbeitende sind entscheidend für einen erfolgreichen Übergang. - Testphase einplanen
Vor der vollständigen Einführung sollte eine Testphase durchgeführt werden. Hier kannst du sicherstellen, dass der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen fehlerfrei funktionieren. Auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartner:innen sollte in diesem Schritt getestet werden. - Kommunikation mit Geschäftspartner:innen
Informiere deine Kund:innen und Lieferant:innen frühzeitig über die Umstellung. Kläre, welche Anforderungen an E-Rechnungen bestehen und welche Formate akzeptiert werden. Eine klare Kommunikation vermeidet Missverständnisse und erleichtert den Übergang.
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist keine kurzfristige Umstellung, sondern eine Investition in die Zukunft deines Unternehmens. Wer frühzeitig handelt, spart Zeit, Geld und Ressourcen – und bleibt rechtlich wie technologisch auf der sicheren Seite.
Die Weichen für die Zukunft stellen
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung modernes und effizientes Rechnungswesen. Sie bringt rechtliche Sicherheit und zahlreiche praktische Vorteile wie Zeitersparnis, geringere Fehler und nachhaltigere Abläufe. Unternehmen, die jetzt aktiv werden, können sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen und vermeiden unnötigen Stress. Mit einer gut geplanten Umstellung schaffen Sie die Grundlage für zukunftssichere Prozesse und bleiben wettbewerbsfähig.